Datenschutz­erklärung. Klar erklärt.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für diese Website und die von Tickefy.de betriebenen Dienste ist:

Tickefy.de
Einzelunternehmen
Blütenhang 22
78333 Stockach
Deutschland

E-Mail: admin@mail.tickefy.de
Telefon: +49 179 7512813

Für Datenschutzanfragen können Sie uns jederzeit über die oben genannten Kontaktdaten erreichen.

2. Worum es bei TextZeugnis geht

TextZeugnis ist eine Softwarelösung für Lehrkräfte und Schulen zur Erstellung, Bearbeitung und Verwaltung von Textzeugnissen. Die Gesamtlösung besteht aus mehreren Teilen:

• der Website text-zeugnis.de,
• der TextZeugnis-Desktop-App zum Erstellen und Verwalten von Zeugnissen, mit einer optionalen KI-Funktion zur Formulierungsunterstützung,
• der Sprachnotizen-App im Browser.

Die einzelnen Teile verarbeiten unterschiedliche Daten. Besonders wichtig ist: Klardaten von SchülerInnen werden in der TextZeugnis-App grundsätzlich lokal auf dem Gerät der Lehrkraft verarbeitet. Eine Übermittlung solcher Klardaten an Tickefy.de oder Mistral AI erfolgt nicht automatisch.

Für die KI-Funktion werden schülerinnenbezogene Arbeitsdaten vor dem Versand lokal pseudonymisiert. Technisch läuft die KI-Funktion dabei nicht direkt zwischen der App und dem KI-Anbieter, sondern über eine von Tickefy.de betriebene, dazwischengeschaltete Komponente, das TextZeugnis-AI-Gateway (siehe Kapitel 6), die den Zugriff kontrolliert, absichert und auf definierte TextZeugnis-Aufgaben begrenzt.

3. Website text-zeugnis.de

Beim Besuch der Website verarbeiten wir technische Zugriffsdaten, die für den Betrieb, die Sicherheit und die Auslieferung der Website erforderlich sind. Dazu können insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene URL, übertragene Datenmenge, Browser-/Geräteinformationen und Server-Fehlermeldungen gehören.

Die Website verarbeitet keine SchülerInnendaten und keine Zeugnisinhalte. Auf der Website werden nur Daten von Lehrkräften, Schulen, InteressentInnen, TesterInnen oder KundInnen verarbeitet.

Die Website wird auf einem eigenen VPS bei IONOS betrieben. Die Auslieferung erfolgt über Nginx/Docker und TLS-Verschlüsselung. Die technischen Serverlogs werden regelmäßig gelöscht, spätestens nach 60 Tagen, sofern keine längere Aufbewahrung zur Aufklärung von Sicherheitsvorfällen oder Missbrauch erforderlich ist.

Zum Start verwenden wir keine Webanalyse, kein Tracking und keine nicht erforderlichen Marketing-Cookies.

4. Kontakt, Newsletter, Nutzerkonto und Kauf

Wenn Sie uns per E-Mail oder später über ein Kontaktformular kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Für einen Newsletter verwenden wir Ihre E-Mail-Adresse nur, wenn Sie sich aktiv dafür anmelden oder soweit eine gesetzlich zulässige Bestandskundenkommunikation erlaubt ist. Sie können Newsletter jederzeit abbestellen.

Für spätere Nutzerkonten, Lizenzkäufe und Abonnements können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Name, E-Mail-Adresse, Schule, Organisation oder Rechnungsanschrift,
• bestellte Produkte, Vertragslaufzeit, Lizenz- und Abo-Status,
• Zahlungsart, Zahlungsstatus und Zahlungsanbieter-ID,
• Rechnungsnummern, Rechnungsbeträge, Umsatzsteuerangaben sowie Rechnungs- und Zahlungsdatum,
• gesetzlich erforderliche Buchungs- und Steuerdaten,
• technische Lizenzdaten.

Zahlungen können später über externe Zahlungsdienstleister wie Stripe oder PayPal abgewickelt werden. In diesem Fall verarbeitet der jeweilige Zahlungsdienstleister die für die Zahlung erforderlichen Zahlungs- und Rechnungsdaten nach seinen eigenen Datenschutzinformationen.

5. TextZeugnis-Desktop-App

Die TextZeugnis-Desktop-App speichert die eigentlichen Arbeitsdaten lokal auf dem Gerät der Lehrkraft. Dazu können insbesondere SchülerInnenstammdaten, Kurse und Kurszuordnungen, Bewertungsmatrizen, Klassenbuchnotizen, Zeugnistextentwürfe, finalisierte Zeugnisse, Chatverläufe, LehrerInnenstimme-Regeln, Beispieltexte, lokale Einstellungen und Lizenzdaten gehören.

KlarschülerInnendaten verlassen den Rechner der Lehrkraft nicht automatisch. Eine Übermittlung im Klartext, etwa an eine Schule oder ein Schulverwaltungssystem, erfolgt nur durch eine bewusste Handlung der Lehrkraft, zum Beispiel durch Export.

Für KI-Funktionen verarbeitet die App Arbeitsdaten pseudonymisiert über das TextZeugnis-AI-Gateway. Dazu können je nach Funktion insbesondere der aktuelle Zeugnistextentwurf, Chatverlauf und neue Chatnachricht, Bewertungsmatrix und ausgewählte Bewertungsstufen, Klassenbuchnotizen, Themen- und Ereignisnotizen eines Kurses, LehrerInnenstimme-Regeln und Beispieltexte, Kursinformationen, Lizenzdaten sowie technische Angaben zum KI-Aufruf gehören.

Vor dem Versand an das Gateway ersetzt die App lokal identifizierende Angaben wie SchülerInnennamen durch Platzhalter. Die Zuordnung zwischen Platzhalter und echtem Namen verbleibt lokal in der App.

Die App bietet eine optionale Verschlüsselung der lokalen Daten an. Ist diese aktiviert, werden die lokalen App-Daten mit einem passwortbasierten Schlüsselkonzept verschlüsselt. Die Verantwortung für das Passwort liegt bei der nutzenden Lehrkraft bzw. Organisation.

6. AI-Gateway und Mistral AI

Die KI-Funktion der TextZeugnis-Desktop-App (siehe Kapitel 2) läuft technisch über das TextZeugnis-AI-Gateway, eine von Tickefy.de betriebene, serverseitige Komponente. Das Gateway leitet Anfragen ausschließlich an Mistral AI weiter.

Vor dem Versand an das Gateway ersetzt die TextZeugnis-App lokal Namen und weitere identifizierende Angaben durch Platzhalter. Das betrifft insbesondere SchülerInnennamen und, soweit gepflegt oder erkannt, weitere Angaben wie Lehrkräfte, Schule oder Orte. Die Zuordnung zwischen Platzhalter und echtem Namen verbleibt lokal in der App und wird nicht an Tickefy.de oder Mistral AI übertragen.

Das Gateway erhält daher keine Klarnamen und keine direkt identifizierenden SchülerInnendaten. Es verarbeitet pseudonymisierte Inhalte, die Tickefy.de ohne die lokal bei der Lehrkraft verbleibenden Daten nicht einer konkreten SchülerIn zuordnen kann.

Gleichzeitig können die pseudonymisierten Inhalte pädagogische Bewertungs- und Kontextinformationen enthalten, weil die KI daraus einen Zeugnistext formulieren soll. Dazu gehören beispielsweise Bewertungsmatrizen, ausgewählte Bewertungsstufen, Klassenbuchnotizen, Chatverläufe, LehrerInnenstimme-Regeln und Beispieltexte sowie Themen- und Ereignisnotizen eines Kurses.

Das Gateway ist kein freier Chat-Proxy. Es akzeptiert nur definierte TextZeugnis-Aufgaben, etwa Zeugnistext-Erstellung, Überarbeitung, Themenzusammenfassung oder LehrerInnenstimme-Destillation. Zweckfremde Nutzung soll technisch verhindert oder begrenzt werden.

7. Verarbeitung durch Mistral AI

Das Gateway nutzt Mistral AI ausschließlich über den EU-Endpunkt. Für den verwendeten Mistral-Zugang ist Zero Data Retention aktiviert. Mistral sichert zu, dass bei aktivierter Zero Data Retention Eingaben und Ausgaben der API-Anfragen nicht gespeichert werden, insbesondere nicht für Training, Fehleranalyse oder spätere Auswertung durch Mistral, soweit dies für den genutzten API-Endpunkt gilt.

Mit Mistral AI besteht ein Data Processing Addendum, abrufbar unter legal.mistral.ai/terms/data-processing-addendum.

Sollte künftig ein anderer Anbieter eingesetzt werden, erfolgt dies nur, wenn dieser nach unserer Bewertung ein vergleichbares Datenschutzniveau, geeignete vertragliche Regelungen und eine vergleichbare technische Schutzkonfiguration bietet.

8. Gateway-Logging

Das Gateway speichert keine Prompt-Inhalte und keine KI-Antwortinhalte.

Zur Sicherheit, Kostenkontrolle, Lizenzverwaltung und Missbrauchsvermeidung werden technische Metadaten verarbeitet. Dazu können Request-ID, Hash der Lizenz-ID, App-Version, Task-Type, verwendetes Modell, Tokenzahlen, geschätzte Kosten, Status der Anfrage, Latenz und Zeitstempel gehören.

Der Lizenz-Hash wird für die Dauer des Nutzungs- oder Abonnementzeitraums gespeichert, soweit dies für Lizenzprüfung, Missbrauchserkennung und Support erforderlich ist.

Task-Type, Tokenzahlen, Kosten-, Status- und Latenzdaten werden grundsätzlich für 90 Tage gespeichert. In der aktuellen Testphase können Gateway-Nutzungsdaten bis zu 12 Monate gespeichert werden, um Kosten, Stabilität und Missbrauchsrisiken bewerten zu können.

9. Sprachnotizen-App

Die Sprachnotizen-App ist eine browserbasierte App, die lokal auf dem Handy oder Tablet der Lehrkraft genutzt werden kann.

Die Spracherkennung läuft lokal im Browser. Audio verlässt die App nicht. Transkripte und manuell eingetragene Notizen verlassen die App nur, wenn die Lehrkraft selbst einen Export auslöst.

Die Sprachnotizen-App nutzt bewusst nicht das TextZeugnis-Gateway und keine Cloud-KI für die Transkription. Beim ersten Laden können Programmcode und Modelldateien heruntergeladen und lokal zwischengespeichert werden. Dabei werden keine Audioaufnahmen, Transkripte, Stammdaten oder Notizen hochgeladen.

Stammdaten aus der TextZeugnis-App können durch die Lehrkraft importiert werden. Import und Export sind verschlüsselt möglich. Wird kein verschlüsselter Weg genutzt, kann ein Klartext-CSV-Export als Kompatibilitätsmodus zur Verfügung stehen. Wir empfehlen die verschlüsselte Variante.

10. Support

Wenn Sie uns freiwillig Logs, Screenshots, Beispieldateien oder Exportdateien zur Fehleranalyse senden, verarbeiten wir diese ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Solche Supportdaten werden spätestens 90 Tage nach Abschluss der Anfrage gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Gründe für eine längere Aufbewahrung bestehen.

Bitte senden Sie uns keine SchülerInnendaten oder Zeugnisinhalte, wenn dies für die Bearbeitung Ihrer Anfrage nicht erforderlich ist.

11. Rechtsgrundlagen

• Betrieb und Sicherheit der Website und Server: berechtigtes Interesse,
• Kontaktanfragen: Vertragsanbahnung oder berechtigtes Interesse,
• Newsletter: Einwilligung oder gesetzlich zulässige Bestandskundenkommunikation,
• Nutzerkonto, Lizenz, Kauf und Abonnement: Vertragserfüllung,
• Gateway-Betrieb: Vertragserfüllung und berechtigtes Interesse an sicherer, zweckgebundener und kostenkontrollierter KI-Nutzung,
• Sicherheits- und Missbrauchsprotokolle: berechtigtes Interesse.

12. Empfänger

Personenbezogene Daten können je nach Nutzung an Hostinganbieter, Zahlungsdienstleister, E-Mail-/Kommunikationsdienstleister, Mistral AI für pseudonymisierte KI-Anfragen über das Gateway, Steuerberater, Behörden oder sonstige Stellen übermittelt werden, soweit dies erforderlich ist.

Eine Übermittlung von KlarschülerInnendaten an Tickefy.de oder Mistral AI ist nach der technischen Ausgestaltung von TextZeugnis nicht vorgesehen.

13. Betroffenenrechte

Betroffene Personen haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen. Soweit eine Verarbeitung auf Einwilligung beruht, kann diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Anfragen können an admin@mail.tickefy.de gerichtet werden.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für Tickefy.de ist voraussichtlich der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg zuständig.

14. Datenschutzrechtliche Rolle bei der KI-Funktion

Für die KI-Funktion ist Tickefy.de Auftragsverarbeiter der Lehrkraft bzw. Schule, die als datenschutzrechtlich Verantwortliche über Zweck und Mittel der Verarbeitung der SchülerInnendaten entscheidet. Die Einzelheiten regelt der Auftragsverarbeitungsvertrag, dem bei erstmaliger Aktivierung der KI-Funktion in der TextZeugnis-Desktop-App zugestimmt werden muss.

Nach der derzeitigen technischen Ausgestaltung verarbeitet Tickefy.de über die KI-Funktion keine Klarnamen und keine direkt identifizierenden SchülerInnendaten. Die Zuordnung zu konkreten SchülerInnen verbleibt lokal bei der Lehrkraft bzw. Schule.

15. Änderungen

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich die Software, die Website, das Gateway, eingesetzte Dienstleister oder rechtliche Anforderungen ändern. Die jeweils aktuelle Fassung wird auf text-zeugnis.de bereitgestellt.